Transmettre des documents relatifs à la tenue des conseils de surveillance : ce qu’il faut savoir
Le conseil de surveillance se réunit au moins 4 fois par an lors de séances qui ne sont pas publiques.
L’ordre du jour détaillé avec les pièces annexées est adressé au moins 7 jours à l’avance. Ce délai peut être abrégé par le président en cas d’urgence. Pour s’assurer de la bonne tenue d’un conseil de surveillance, il est nécessaire d’avoir une transmission anticipée et rigoureuse des nombreux documents présentés lors de ces séances.
Les délibérations prises lors des séances doivent être transmises sans délai au directeur général de l’Agence régionale de santé (ARS) Auvergne-Rhône-Alpes.
Les membres reçoivent un compte-rendu de séance dans les 15 jours suivant chaque réunion.
Pour faciliter ces procédures, une interface unique via démarche simplifiée a été mise en place. Cette plateforme permet ainsi de déposer tous les documents nécessaires à la tenue du conseil de surveillance et aux décisions prises par cette instance.
Comment déposer son dossier pour transmettre des documents relatifs à la tenue des conseils de surveillance à l’ARS Auvergne-Rhône-Alpes ?
La mise en place de démarche simplifiée permet ainsi de mettre à disposition des établissements de santé, un point d’entrée unique pour toutes démarches en lien avec les conseils de surveillance. L’objectif de ce projet est donc d’offrir plus de lisibilité et une procédure simplifiée aux acteurs.
Les documents à fournir à l’ARS
La liste ci-après n’est pas exhaustive, cependant les pièces suivantes sont le plus couramment déposées sont :
Invitation ou convocation
Ordre du jour
Documents présentés
Compte-rendu ou procès-verbal
Délibération
Avis
Décision
Etape 1 : Identification
Lors de la connexion à démarche simplifiée, l’identification de la structure se fait obligatoirement par le numéro SIRET de l’établissement.
Etape 2 : Rédaction de la demande
Complétez le formulaire en ligne en renseignant les informations demandées.
Etape 3 : Intégrer les pièces justificatives
L’ensemble des pièces justificatives relatives à la tenue du conseil de surveillance doit également être déposé, conformément à la liste précitée. Il est important de donner à chacune de ces pièces un libellé clair, précis et court.
Etape 4 : Envoi de la demande
Après l’envoi du dossier, un mail automatique confirmant la transmission de la demande au service compétent de l'ARS Auvergnes-Rhône-Alpes est envoyé au demandeur. Le dossier est approuvé automatiquement.
Concernant le suivi de votre dossier, des notifications par mail peuvent être transmises à l’auteur de la demande si des observations et informations complémentaires sont nécessaires.