Évaluation de la qualité dans les ESSMS : la procédure à suivre

L’évaluation de la qualité en ESSMS : l’essentiel à savoir

Ce dispositif repose sur une démarche opérationnelle d’amélioration continue de la qualité au long cours, dont la pierre angulaire est l’évaluation régulière des activités et de la qualité des prestations délivrées.

L’évaluation, qui s’appuie sur un référentiel national commun à tous les ESSMS, est réalisée par des organismes, tiers extérieurs indépendants, autorisés à procéder aux évaluations lors d’une visite au sein des ESSMS. Ces organismes sont accrédités par le COFRAC. La procédure d’évaluation, indépendante de l’ESSMS et de son (ses) autorité(s) de tarification et de contrôle, porte sur la qualité des prestations délivrées aux personnes accompagnées. Elle est évaluée à partir des objectifs et critères d’évaluation, coconstruits au niveau national avec les professionnels et les personnes accompagnées.

Objectifs

Le dispositif d’évaluation construit par la Haute autorité de santé (HAS) a pour finalité de permettre aux ESSMS de faire évoluer, si nécessaire, leurs organisations et leurs prestations afin de satisfaire au mieux les besoins et attentes des usagers ainsi que de se conformer aux exigences réglementaires.

Les résultats de cette évaluation ont vocation à servir de support à la construction d’un plan d’actions, à sa mise en œuvre pour, in fine, améliorer les prestations délivrées. 

L’avancée et les effets de ce plan sont à intégrer dans le rapport d’activité annuel que les ESSMS ont à transmettre à leur(s) Autorité(s) de tarification et de contrôle (ATC). Tous ces éléments seront également utilisés par les ATC pour procéder au renouvellement de l’autorisation des ESSMS, conformément aux dispositions réglementaires.

Qui est concerné ? 

Tous les établissements et services sociaux et médico-sociaux sont concernés. Le référentiel HAS qui répertorie les exigences à satisfaire tient compte des spécificités de chacun. 

Un cycle quinquennal d’évaluation

Les Autorités de tarification et de contrôle (ATC) sont chargées d’établir la programmation du calendrier de transmission de la 1^re évaluation des ESSMS dont ils ont délivré l'autorisation, pour la période comprise entre le 1^er juillet 2023 et le 31 décembre 2027. 

Les évaluations seront ensuite renouvelées tous les 5 ans à partir de cette 1^re programmation.

Consultez les arrêtés de programmation des évaluations

Les arrêtés de programmation des évaluations en ESSMS consultables ci-dessous ont été publiés au recueil des actes administratifs. Ils concernent exclusivement les ESSMS pour lesquels l’ARS Auvergne-Rhône-Alpes a délivré seule ou avec une autre ATC (exemple : présidents des Conseils départementaux) l’arrêté d’autorisation ou de renouvellement.
La programmation concernant les ESMS relevant d’autres ATC sont disponibles auprès de ces ATC.

Cette programmation ne concerne pas les ESSMS autorisés entre le 1^er janvier 2008 et le 31 décembre 2009 qui n’ont pas transmis de rapport d’évaluation ou de certification à la date du 10 mars 2022 pour le renouvellement de leur autorisation. Pour ces ESSMS, la transmission des résultats de leur évaluation aux autorités a été fixée par décret sur la période comprise entre le 1^er janvier 2023 et le 30 juin 2023.

L’établissement des arrêtés de programmation résulte d’un travail d’appréciation des situations individuelles des ESSMS, et, pour les ESSMS concernés, d’une élaboration conjointe entre ATC.

Comme le prévoit la réglementation (cf. article D312-204 du code de l'action sociale et des familles), les arrêtés de programmation sont revus chaque fin d’année pour la période des 5 années suivantes, notamment pour prendre en compte les éventuelles modifications dans la situation des ESSMS.

Les étapes à suivre

L’ARS, la métropole de Lyon et l’ensemble des Conseils Départementaux de la région Auvergne- Rhône-Alpes ont mis en place une procédure unique de transmission dématérialisée des rapports d’évaluation pour les établissements et services qui relèvent de leur compétence propre ou partagée avec une autre autorité de tarification et de contrôle.

Cette procédure repose sur l’utilisation de l'application "Démarches simplifiées". Pour vous aider dans la réalisation de cette procédure, un fiche pratique a été réalisée. Téléchargez la fiche ci-dessous : 

Cette procédure ne concerne que les rapports d’évaluation à transmettre aux autorités précitées. Il vous appartient de transmettre les rapports destinés aux autres autorités de tarification et de contrôle selon les procédures que ces dernières auront pu fixer.

Les services des autorités compétentes réaliseront l’instruction des rapports et attacheront une importance particulière à la qualité du plan d’actions, à sa mise en œuvre et à son impact. 

Évaluation de la qualité des prestations : outils à votre disposition

Les outils HAS

Des informations détaillées sur le nouveau processus et les outils déployés peuvent être consultées sur le site de la HAS :

• Comprendre la nouvelle évaluation
• Mettre en œuvre l’évaluation
• Le référentiel d’évaluation de la qualité
• Le manuel d’évaluation de la qualité
• Le cahier des charges des organismes évaluateurs

Un système d’information spécifique : SYNAE

• Synaé - conduite d’une évaluation
• Synaé - création de comptes
• Synaé - autoévaluation 
• Synaé - dépôt d’un document par les organismes accrédités

Liste des organismes autorisés pour réaliser l’évaluation des ESSMS

Les webinaires ARS / CEPPRAAL

Appropriation du processus d’évaluation – Webinaire du 26 juin 2024

Objectif : favoriser l’appropriation de ce nouveau processus, prépare les ESSMS à la réalisation de leur évaluation et à anticiper ses suites. 

Télécharger le programme du webinaire et le support de présentation. 
Consultez également le replay du webinaire du 26 juin 2024.

La série des webinaires « Qualité des accompagnements en ESMS »

L'Agence régionale santé Auvergne-Rhône-Alpes, avec notamment l’appui du CEPPRAAL, structure régionale d’appui à la qualité des soins et à la sécurité des patients en Auvergne-Rhône-Alpes, s'est engagée dans l'organisation d'une série de webinaires : les webinaires "Qualité des accompagnements en ESMS".

La série a été lancée jeudi 19 décembre 2024 avec un premier webinaire consacré à la mise en place d'une démarche qualité et gestion des risques dans une structure médico-sociale. Téléchargez le support de présentation :

• Visionnez le replay sur Youtube

Un second webinaire consacré aux bonnes pratiques qui favorisent les droits de la personne accompagnée en ESMS a eu lieu le lundi 19 mai 2025

• Présentation PowerPoint
• et/ou visionner le replay : Webinaire "Qualité des accompagnements en ESMS" - Les droits de la personne en ESMS 19/05/2025

Un webinaire thématique spécifique en lien avec l’évaluation de la qualité des ESSMS a eu lieu le mardi 8 avril 2025. Il était consacré à la sécurisation du circuit du médicament en établissement médico-social. Le diaporama et le replay peuvent être consultés respectivement via les liens suivants 

• Présentation PowerPoint
• Les clés pour sécuriser le circuit du médicament en établissement médico social - 08/04/2025