L'Auvergne-Rhône-Alpes vient de lancer un nouveau formulaire dématérialisé pour la déclaration des événements indésirables graves (EIG) dans les établissements et services médico-sociaux (ESMS) de la région. Cette nouvelle démarche vise à simplifier et optimiser les signalements, tout en respectant les exigences réglementaires.
Pourquoi ce nouveau formulaire ?
Ce formulaire en ligne a été conçu avec la participation de représentants d’ESMS pour garantir son adéquation avec les besoins du terrain. Il permet notamment de :
- Faciliter et accélérer la gestion des signalements.
- Obtenir un accusé de réception automatique par email après soumission.
- Télécharger la déclaration au format PDF pour une transmission éventuelle à d’autres instances.
- Réorienter les déclarants vers d’autres canaux si le signalement ne relève pas de ce formulaire spécifique.
Ce dispositif constitue une première étape vers une dématérialisation complète, en vue de l’intégration prochaine de ces signalements dans le Portail national de signalement.
Quels événements indésirables sont à déclarer ?
Un événement indésirable correspond à toute situation entraînant ou susceptible d’entraîner un dommage pour un usager. Pour rappel, voici les événements indésirables qui nécessitent obligatoirement un signalement par les ESMS à l'ARS Auvergne-Rhône-Alpes via le formulaire en ligne :
- Les sinistres et événements météorologiques exceptionnels ;
- Les accidents ou incidents liés à des défaillances d'équipement techniques de la structure et les événements en santé environnement (dont les contaminations en légionelles) ;
- Les perturbations dans l'organisation du travail et la gestion des ressources humaines ;
- Les accidents ou incidents liés à une erreur ou à un défaut de soin ou de surveillance ;
- Les situations de perturbation de l'organisation ou du fonctionnement de la structure liée à des difficultés relationnelles récurrentes avec la famille ou les proches d'une personne prise en charge, ou du fait d'autres personnes extérieures à la structure ;
- Les situations de maltraitance à l'égard de personnes accueillies ou prises en charge ;
- Les disparitions de personnes accueillies en structure d'hébergement ou d'accueil, dès lors que les services de police ou de gendarmerie sont alertés ;
- Les comportements violents de la part d'usagers, à l'égard d'autres usagers ou à l'égard de professionnels, au sein de la structure, ainsi que les manquements graves au règlement du lieu d'hébergement ou d'accueil qui compromettent la prise en charge de ces personnes ou celle d'autres usagers
- Les actes de malveillance au sein de la structure.
Ce formulaire ne doit pas être utilisé pour signaler les événements indésirables graves associés aux soins (EIGS) et les incidents de sécurité ou cyberattaques sur vos systèmes d'information. Ceux-ci doivent être signalés sur le Portail national de signalement.
Les professionnels doivent également s’assurer que les situations nécessitant une gestion en urgence soient signalées par téléphone au 0 800 32 42 62, en complément du formulaire.
Comment utiliser ce formulaire ?
1. Créer un compte
Pour la première connexion, il est nécessaire de créer un compte spécifique, indépendant du compte donnant accès à la plateforme Démarches Simplifiées. Les identifiants peuvent ensuite être enregistrés pour faciliter les connexions futures et seront à authentifier par mail tous les mois pour des questions de sécurité.
2. Remplir le formulaire
- Renseignez les champs obligatoires marqués d’un astérisque (cases à cocher ou champs libres) en veillant à bien respecter l'anonymat des personnes concernées par l'événement (personnel / victimes).
- Pour le code Finess et le code postal, la plateforme complète automatiquement les informations correspondantes.
- Des pièces jointes (ex. : analyses ou rapports) peuvent être ajoutées pour les cas de contamination en légionelles, dans la limite de 10 Mo par fichier.
3. Soumettre et suivre sa déclaration
Une fois la déclaration soumise, un email de confirmation sera envoyé. Les utilisateurs pourront consulter l’état d’avancement de tous leurs dossiers en cours via leur tableau de bord en ligne.
Transition et fin des déclarations papier
Jusqu’au 1er mars 2025, les déclarations papier resteront acceptées par l’ARS Auvergne-Rhône-Alpes. Passée cette date, l’utilisation du formulaire dématérialisé deviendra obligatoire.
Pour plus d’informations sur la démarche ou pour obtenir une assistance technique, consultez le guide d’utilisation ou contactez le PFR de l'ARS Auvergne-Rhône-Alpes directement.
Ensemble, contribuons à une gestion plus fluide et réactive des événements indésirables dans les ESMS pour garantir la sécurité des usagers et améliorer la qualité des soins.
