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Transmission des documents relatifs à la composition et à la tenue des conseils de surveillance

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conseil de surveillance
La composition actualisée de ses membres ainsi que la bonne tenue d’un conseil de surveillance dépendent de la transmission d’informations et du dépôt anticipé de nombreux documents. Vous pouvez désormais déposer ici les pièces et informations nécessaires aux conseils de surveillance.
Corps de texte

Les missions d’un conseil de surveillance sont centrées sur les orientations stratégiques et le contrôle permanent de la gestion de l’établissement.

La composition d’un conseil de surveillance fait l’objet d’un arrêté du Directeur général de l’ARS compétente. Toute modification de sa composition doit être communiquée à l’ARS afin de permettre la rédaction d’un nouvel arrêté.

Le conseil de surveillance se réunit au moins 4 fois par an lors de séances qui ne sont pas publiques (Art. R6143-11 du CSP).

L’ordre du jour est adressé au moins 7 jours à l’avance. Ce délai peut être abrégé par le président en cas d’urgence (Art. R6143-8 du CSP).

Les délibérations sont transmises sans délai au Directeur général de l’ARS (Art. R6143-14 du CSP).

Les membres reçoivent un compte-rendu de séance dans les 15 jours suivant chaque réunion (Art. R6143-15 du CSP).

L’actualisation de la composition du conseil de surveillance doit faire l’objet sans délai d’une information à l’ARS avec le cas échéant la transmission de pièces jointes (justificatifs et attestation sur l'honneur de non incompatibilité).

La bonne tenue d’un conseil de surveillance dépend de la transmission anticipée de nombreux documents, sur lesquels un avis, une délibération sont rendus.

Les points d’entrée de réception de ces pièces pouvant être multiples, et les délais souvent restreints, des informations peuvent parvenir tardivement aux services de l’ARS.

C’est pourquoi, il a été décidé de mettre en place la procédure « démarche simplifiée » pour le dépôt de tous documents concernant les conseils de surveillance, tels que les invitations, les ordres du jour, les délibérations, les comptes rendus de séances et les différentes pièces annexées.

Identification du signataire du document :

  • Indiquer le numéro FINESS et la raison sociale de l’établissement concerné ainsi que les coordonnées de la personne qui dépose les documents.

Transmission des documents :

  • Lien pour transmettre les pièces en amont des conseils de surveillance (invitations, ordres du jour) et leurs documents annexés tels que délibérations d’instances, documents financiers, les projets investissement, etc.
  • Lien pour transmettre les pièces à l’issue de la tenue des conseils de surveillance (comptes rendus et le cas échéant procès verbaux et délibérations)
  • Lien pour transmettre les pièces en cas de modification de la composition nominative des conseils de surveillance (attestations sur l’honneur de non incompatibilité, délibérations désignant les représentants des instances représentatives des personnels aux conseils de surveillance, toutes pièces justifiant le changement d’un membre)

Dépôt des pièces jointes :

  • Indiquer l’objet du dépôt : ex : « Modification de composition du conseil de surveillance » ou « Conseil de surveillance du jj/mm/aaaa ».
  • Déposer toutes les pièces relatives à votre conseil de surveillance.
  • Donner à chacune de ces pièces un libellé clair, précis et court.

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Pour toute demande d'informations contacter : ars-ara-dos-gouvernance@ars.sante.fr